Via Modules ➔ Werkstroom ➔ Invoer ➔ Verzoeken ➔ Verzoeken: Nieuw kunt u verzoeken aanmaken. Door een wekelijks of een meervoudig verzoek aan te maken kunt u kostbare tijd besparen wanneer u meerdere gelijksoortige verzoeken wilt aanmaken waarin sommige velden verschillen.
Om dit te illustreren gebruiken we het volgende voorbeeld. U wilt vijf verzoeken versturen. Deze vijf verzoeken worden naar verschillende mensen gestuurd om te vragen of ze een document doornemen voordat ze beginnen met de cursus. Het document wilt u koppelen aan het verzoek maar elke medewerker moet een ander document lezen. Bij dit voorbeeld kunt u een meervoudig verzoek aanmaken waarbij u dezelfde omschrijving gebruikt maar met verschillende medewerker en document velden. Op het moment dat u het meervoudige verzoek indient dan zal Exact Synergy vijf verzoeken aanmaken en versturen naar de verschillende medewerkers. Alle informatie is gelijk behalve het gekoppelde document. Een ander voorbeeld is wanneer u trainingssessies wilt organiseren voor een medewerker. De sessies zullen over hetzelfde onderwerp gaan maar vinden plaats op verschillende tijden en dagen binnen een week. In dit geval kunt u gebruik maken van de optie week, hierbij gebruikt u dezelfde omschrijving in het verzoek maar verschillende begin- en eindtijden voor elke dag van de week. Wanneer u nu het verzoek indient dan zal Exact Synergy voor elke dag een verzoek aanmaken. Deze verzoeken zijn gekoppeld aan de medewerker en bevatten verschillende begin- en eindtijden.
Afhankelijk van de instellingen in de sectie Invoer op het tabblad Algemeen in de verzoekdefinitie kunt u een verzoek aanmaken met de volgende opties:
Gebaseerd op deze instellingen kunnen niet alle Meervoudige verzoektypes gebruikt worden om een Week verzoek aan te maken. Maar alle Week verzoektypes kunnen wel worden gebruikt om meervoudige verzoeken aan te maken. Voor meer informatie over de instellingen hiervan kunt u het document Verzoektypes aanmaken en aanpassen - Het tabblad algemeen raadplegen.
Voor meer informatie over het aanmaken van een enkelvoudig verzoek en de processtroom stappen kunt u het document Een nieuw verzoek aanmaken raadplegen. En voor informatie over het aanmaken van verzoeken en het gebruik van de verschillende knoppen in een verzoek kunt u het document Verzoeken aanmaken en bewerken raadplegen.
Het scherm Verzoek: Nieuw kunt u openen via de volgende menupaden:
U kunt nu op Meervoudig of Week klikken naast de omschrijving van het verzoektype. Wanneer u het ID of de omschrijving in het veld Verzoektype invult en u wilt een meervoudig verzoek aanmaken dan dient u het veld Meervoudig te markeren en vervolgens op de knop Aanmaken te klikken.
Alle gebruikers kunnen meervoudige of wekelijkse verzoeken aanmaken. Echter of u meervoudige of wekelijkse verzoeken kunt aanmaken van een bepaald verzoektype is afhankelijk van de instellingen in de sectie Aanmaken op het tabblad Flow van de verzoekdefinitie. Voor meer informatie kunt u het document Verzoektypes aanmaken en aanpassen – Het tabblad Flow raadplegen.
Meer informatie:
Klik hier om een meervoudig of een week verzoek aan te maken op basis van de geselecteerde opties bij de secties Kolommen, Waarden - Dagelijks en Lay-out. De sectie Waarden - Dagelijks is alleen beschikbaar wanneer u een Week verzoek aanmaakt.
Klik hier om alle velden te selecteren in de secties Kolommen en Waarden - Dagelijks.
Klik hier om de selectie bij de velden te verwijderen. Dit is van toepassing op de secties Kolommen en Waarden - Dagelijks.
Klik hier om het scherm te sluiten en terug te keren naar het scherm Een nieuw verzoek aanmaken.
In de eerste sectie wordt het ID en de omschrijving van het verzoektype weergegeven. Daarnaast kunt u zien voor welk invoertype er is gekozen.
Markeer in deze sectie de relevante velden. De velden welke u selecteert kunt u vervolgens per verzoek aanpassen. Afhankelijk van de verschillende verzoektypes kan deze sectie ook verschillende soorten velden bevatten. Wanneer u een Week verzoek aanmaakt dan zullen sommige velden verschuiven naar de sectie Waarden - Dagelijks.
Wanneer u bijvoorbeeld de velden Medewerker en Omschrijving selecteert dan zal het meervoudige verzoek een tabel bevatten waarin u verschillende personen kunt selecteren en waarbij u kunt werken met een afzonderlijke omschrijving voor elk verzoek. Op het moment dat u het verzoek indient dan zal Exact Synergy Enterprise verschillende verzoeken aanmaken, voor elke geselecteerde medewerker één. Daarnaast zal er in elk verzoek een andere omschrijving staan. De velden welke u niet hebt geselecteerd zullen in alle verzoeken hetzelfde zijn.
Nadat u op de knop Nieuw hebt geklikt dan zal het meervoudige verzoek worden getoond. De velden welke u niet heeft geselecteerd zullen op dezelfde manier worden weergegeven als bij een enkelvoudig verzoek. De velden welke wel zijn geselecteerd zijn in een tabel weergegeven onderaan het verzoek. Het aantal rijen welke wordt weergegeven is afhankelijk van wat u heeft ingevuld bij het veld Rijen in de sectie Lay-out in het vorige scherm. Wanneer u de velden Opmerkingen: Verzoek en/ of Opmerkingen: Werkstroom heeft geselecteerd dan kunt u een tijdstempel in de kolom plaatsen door gebruik te maken van de toetsencombinatie "ALT-T".
Elke rij is opgebouwd met velden uit de sectie Kolommen. De volgende afbeelding is een voorbeeld van een tabel waarbij de velden Medewerker en Omschrijving zijn geselecteerd.
Op het moment dat u het meervoudige verzoek indient dan zal Exact Synergy meerdere verzoeken aanmaken. Voor elke rij zal een verzoek worden aangemaakt. In elk verzoek zal de informatie gelijk zijn afgezien van de informatie welke u in de tabel heeft ingevuld.
In deze sectie kunt u ook een selectie maken uit bepaalde velden. Deze velden zullen vervolgens in de tabel verschijnen zodat u er verschillende informatie voor elke dag van de week in kunt plaatsen. De velden Aanvangstijd, Eindtijd, Duur en Aantal 1 zijn beschikbaar in deze sectie. Wanneer u een Week verzoek aanmaakt dan verplaatsen deze velden van de sectie Kolommen naar deze sectie.
Wanneer u een keuze heeft gemaakt en u klikt op de knop Nieuw dan zal het Week verzoek worden getoond. Deze bevat een tabel waarin verschillende rijen zichtbaar zijn. Het aantal rijen hangt af van het aantal welke u heeft ingevuld bij het veld Rijen in de sectie Lay-out. Elke rij is opgedeeld in twee groepen met kolommen. In het eerste gedeelte vindt u de velden welke u heeft gekozen bij de sectie Kolommen. In de groep kolommen vindt u zeven hoofdkolommen voor elke dag van de week. Deze week is op basis van het veld Week (Begin) uit de sectie Lay-out.
Onder de hoofdkolommen staan subkolommen welke de velden weergeven welke u in de sectie Waarden - Dagelijks heeft gekozen. In onderstaande afbeelding ziet u hiervan een voorbeeld. Bij dit voorbeeld is het veld Medewerker geselecteerd. Daarnaast is er in de sectie Waarden - Dagelijks gekozen voor Aanvangstijd en Eindtijd:
Op het moment dat u een Week verzoek indient dan zal Exact Synergy Enterprise de verschillende verzoeken voor elke dag van de week aanmaken. Dit is alleen van toepassing voor de rijen welke zijn ingevuld. De informatie welke in velden staat welke niet in de tabel staan zullen in alle verzoeken hetzelfde zijn.
Vul een datum in het veld in of selecteer deze via de knop. De zeven dagelijkse kolommen in het Week verzoek zullen starten vanaf deze datum.
Opmerking: Dit is alleen beschikbaar bij het aanmaken van een week verzoek.
Met dit veld kunt u aangeven hoeveel verzoeken (bij het meervoudige verzoek) of hoeveel verzoek sets (bij het Week verzoek) er worden aangemaakt. Dit bepaald het aantal rijen in de tabel van het nieuwe verzoek. Het veld ernaast (tussen haakjes weergegeven) geeft aan hoeveel rijen er maximaal gebruikt kunnen worden. Dit is gedefinieerd in de verzoekdefinitie.
Bij een Meervoudig verzoek is het aantal rijen het maximaal aantal verzoeken wat kan worden aangemaakt. Bijvoorbeeld wanneer u 5 in dit veld invult dan heeft u de mogelijkheid om vijf verschillende verzoeken aan te maken.
Bij een Week verzoek is het aantal wat u invult het maximaal aantal verzoek sets wat aangemaakt kan worden voor die week. Bijvoorbeeld wanneer u 5 in dit veld invult dan heeft u de mogelijkheid om vijf verschillende verzoeken (sets) voor deze week aan te maken. Elk verzoek kan vervolgens gebruikt worden om zeven verzoeken aan te maken, voor elke dag één.
Opmerking: Het aantal bepaalt alleen het aantal rijen wat in de tabel wordt getoond. Het werkelijke aantal verzoeken hangt af van wat u invult in de rijen bij de verschillende dagen. Wanneer u een veld leeg laat dan zal hiervoor geen verzoek aangemaakt worden.